Использование аудио- и видеозаписи на собрании участников: разрешено или нет?

В протоколе собрания участников часто содержится лишь краткая запись выступлений, проведенных обсуждения, голосований и принятых решений. Поэтому когда возникают споры между участниками, этот документ не всегда способен подтвердить или опровергнуть некоторые моменты, как результаты голосования, присутствие некоторых участников или их отсутствие и т.д.

Поэтому часто в качестве вспомогательных средств используются средства аудио- и видеозаписи. Законодательно не запрещено применять такие технические средства, но может возникнуть вопрос, когда третьи лица потребуют подтвердить достоверность этих материалов.

Это связано с тем, что возникнет необходимость предоставить доказательства согласия каждого из участников с принятием решения, а не только указывать на свершившийся факт. Но все можно решить просто и юридически верно: с этой задачей справится документ, заверенный нотариусом/регистраторов или подписанный всеми участниками.

Также следует выполнять несколько важных действий:

  • предупредите участников о том, что производится запись
  • напомните секретарю, что это это не освобождает его от ведения письменного протокола (лучше всего, если будет прописываться черновой вариант). Тогда в дальнейшем запись может использоваться для составления максимально подробного протокола проведенного собрания
  • качество должно быть приемлемым
  • нужно вести запись всего заседания, то есть от момента регистрации участников
  • при ведении записи обязательными элементами процедуры должно стать: перечисление всех действующих участников, сообщение о повестке дня и заявления о наличии кворума
  • ведение голосования и оглашения результатов по каждому вопросу должны быть озвучены так, чтобы в будущем они были понятны при воспроизведении записи

Если у вас возникли сложности при использовании аудио-и видеозаписей, напишите нашим специалистам сейчас. Профессиональные юристы помогут разрешить этот вопрос.